En bref
- Chaque facture porte un statut : déposée, rejetée, refusée, encaissée, entre autres.
- À réception, vous vérifiez la facture, puis vous l’acceptez, la refusez ou signalez un litige.
- Avant de payer, vérifiez toujours que la facture correspond à un achat réel.
- Le cabinet ne valide pas les factures à votre place.
Quand une facture arrive
Elle arrive sur la plateforme. Vous vérifiez qu’elle correspond à un achat réel, puis vous choisissez l’une de ces trois réponses.
- AccepterElle correspond à un achat réel et conforme.
- RefuserAvec un motif, par exemple si vous n’en êtes pas le destinataire. Le refus est définitif.
- Signaler un litigeElle ne correspond pas à la commande, à la livraison ou à la prestation.
Le cabinet ne valide pas les factures à votre place.
Le détail complet
Les statuts d’une facture
Le statut indique l’étape où se trouve la facture. Il est visible sur votre plateforme. Quatre statuts sont obligatoires :
- déposée : le fournisseur a transmis la facture, qui est horodatée ;
- rejetée : la plateforme a bloqué la facture pour un problème technique ou une non-conformité. Elle ne vous parvient pas ;
- refusée : la facture vous est parvenue, et vous l’avez refusée ;
- encaissée : le fournisseur indique qu’il a reçu le paiement.
D’autres statuts, facultatifs, peuvent s’ajouter selon les plateformes.
Rejet ou refus : quelle différence ?
- Le rejet vient de la plateforme. C’est un incident technique, que le fournisseur doit corriger avant de renvoyer sa facture.
- Le refus vient de vous, le client. Il doit être motivé, et le fournisseur en est informé.
Le refus ne règle pas un désaccord commercial avec votre fournisseur. Il indique seulement que vous n’acceptez pas la facture en l’état.
Vos gestes à réception
Vérifiez d’abord que la facture correspond à un achat réel. Ensuite, vous pouvez :
- l’accepter, si elle est conforme ;
- la refuser, avec un motif, par exemple si vous n’en êtes pas le destinataire ou si elle comporte une erreur ;
- signaler un litige, si elle ne correspond pas à la commande, à la livraison ou à la prestation.
Attention aux fausses factures
- Ne payez jamais une facture sans vérifier qu’elle correspond à une commande ou à une prestation reçue.
- Méfiez-vous d’un changement de coordonnées bancaires annoncé par courriel ou sur une facture.
- En cas de doute, appelez le fournisseur avec les coordonnées que vous connaissez déjà, jamais avec celles de la facture.